6月5日,孝感市公证档案(文书)质量评查市级抽查暨质量分析座谈会在孝感市民之家东一区会议室举行,市局公共法律服务管理科、全市各公证机构业务骨干组成的工作专班参加评查活动。
评查前,市司法局印发了《关于组织开展2023年度公证、司法鉴定档案(文书)质量考评活动的通知》,根据《公证档案管理办法》《公证文书立卷归档办法》《关于加强孝感市公证规范管理工作的指导意见(试行)》等规定,制定《公证档案(文书)评审标准》,量化为50项100分。各公证机构对2023年度所有档案(文书)进行全面自查,市、县(市、区)司法局按照不低于50%的比例开展复查,并形成档案归档目录列表和整改报告,上报市司法局。
评查时,市司法局随机抽取市县两级公证机构2023年1月1日至12月31日结案归档的公证档案(文书)共计320卷,集中开展交叉评查。9名公证业务骨干严格按照《公证档案(文书)评审标准》详细记录扣分理由,精准评定档案(文书)等次,其中优秀112卷,合格208卷。
评查结束后,及时召开质量分析座谈会,就抽查过程中发现的经验做法以及存在的共性、个性问题进行分析讨论,并对全市公证档案(文书)归档顺序进行统一规范。
下一步,市司法局将制发通报,全面反馈公证档案(文书)评查结果,并督促各公证机构针对存在的问题限期逐条整改,进一步规范档案制作,完善文书管理,提升公证质量。